식대 검증 자동화 — Juyoung You

매달 사람이 하루~이틀에 걸쳐 눈으로 대조하던 식대 부당사용 검증을, 사내 규정을 조문 단위로 코드화한 검증 엔진 + 대화형 실행 커맨드로 대체했다. 2026년 3월부터 5개월 연속 운영 중.

1. 한눈에


역할	규정 해석 · 검증 규칙 설계 · 구현 · 매월 운영 (1인)
기간	2026-03 ~ 운영 중 (5개월)
상태	매월 정기 실행 · 결과가 실제 급여 차감으로 집행됨
대상	임직원 전원 · 월 3종(중식·석식·주말/휴일) 사용 내역
스택	Python 3 · pandas · openpyxl · Claude Code 슬래시 커맨드
규모	검증 엔진 876줄 · 실행 커맨드 1개 · 출력 리포트 8시트
근거	복리후생 운영 규정 · 지출 규정 · 식권대장 이용가이드

2. 배경 — 무엇이 문제였나

식대는 선지급, 후검증 구조다. 매달 초 전 직원에게 중식 포인트를 일괄 충전하고, 실제로 그 돈을 쓸 자격이 있었는지는 나중에 확인한다.

확인해야 하는 것은 세 가지였다.

중식 — 연차·출장·외근·원격근무한 날은 지원 대상이 아니다. 그런 날이 며칠이었는지 세고, 남은 잔액이 그만큼 남아 있는지 본다.
석식 — 22시 이후까지 근무한 날만 쓸 수 있다.
주말/휴일 — 4시간(또는 8시간) 이상 근무한 날만 쓸 수 있다.

문제는 이 판정이 두 시스템의 데이터를 사람이 눈으로 맞춰야 나온다는 것이었다. 식권대장에서 뽑은 사용 내역과 근태 시스템에서 뽑은 근무 기록을, 사람 단위로 날짜 단위로 대조한다. 임직원 전원 × 근무일 × 3종이면 월 수천 건의 판정이고, 하루 종일 또는 이틀이 걸렸다.

그리고 이 작업은 틀려도 조용했다. 한 건을 놓치면 그냥 안 걸릴 뿐이고, 잘못 잡으면 당사자가 이의를 제기해야 드러났다.

3. 무엇을 만들었나

검증 엔진(Python)과, 그것을 매달 안전하게 돌리기 위한 대화형 커맨드 한 개.

엔진 — `verify_meal_allowance.py`

식대 내역과 근태기록 엑셀 두 장을 받아, 규정 조문을 그대로 옮긴 규칙으로 판정하고 8개 시트짜리 리포트를 낸다.

시트	담는 것
최종요약_차감대상	인당 중식·석식·주말 차감액 + 차감사유 문장
중식검증결과	충전유형 · 제외일수 · 최소잔여액 · 실제잔액 · 차감액
중식제외일상세	어느 날 왜 제외됐는지 전건
예외처리내역	차감하지 않은 판단의 근거
점심미포함반차(참고)	경계에 걸린 건
석식 / 주말휴일 검증결과	건별 판정
별도확인대상	기계가 판정할 수 없어 사람에게 넘기는 것

커맨드 — `/verify-meal [월]`

엔진은 매달 달라지는 예외를 인자로 받아야 한다(원격근무 예외자, 시프트 근무자, 수동 정상처리 건). 그 인자를 매달 기억해서 타이핑하는 건 그 자체로 실패 지점이다. 그래서 커맨드가 먼저 물어보고, 파일을 찾고, 실행하고, 결과를 요약한 뒤, 별도확인대상이 나오면 다시 물어서 재실행한다.

자동화의 대상은 계산만이 아니라 매달 반복되는 실행 절차 전체였다.

4. 아키텍처

  [식권대장]                    [근태 시스템]
  사용자별 식대 내역             일별 근태기록 리포트
       │ xlsx                         │ xlsx
       └──────────────┬───────────────┘
                      ▼
            ┌───────────────────┐
            │   정규화 계층      │  사번 표기 통일 · 퇴사자 판정
            │   load_data()      │  결측 사번 보완 · 동명이인 식별
            └─────────┬─────────┘
                      │
        ┌─────────────┼─────────────┐
        ▼             ▼             ▼
   verify_lunch  verify_dinner  verify_weekend
   (제외일 산정   (22시 기준)    (4h/8h 기준)
    + 잔액 대조)
        │             │             │
        └─────────────┼─────────────┘
                      ▼
            ┌───────────────────┐
            │   집계 · 사유 생성  │  차감사유 문장 자동 작성
            │   + 가드레일 경보   │  풀충전 비율 이상 감지
            └─────────┬─────────┘
                      ▼
              8시트 Excel 리포트
                      │
         ┌────────────┴────────────┐
         ▼                         ▼
    차감 집행 대상            별도확인대상 → 사람

판정 로직 3종은 서로 독립이지만 정규화 계층을 공유한다. 사번 표기가 어긋나면 세 판정이 동시에 조용히 무너지기 때문에, 정규화를 진입점 한 곳에 몰았다.
마지막 갈래가 이 설계의 핵심이다. 기계가 판정한 것과 판정할 수 없어서 사람에게 넘긴 것을 분리해서 출력한다.

5. 실제 난이도는 계산이 아니었다

규정을 코드로 옮기는 것 자체는 어렵지 않았다. 5개월을 버티게 만든 것은 다음 네 가지였다.

① 입력 데이터가 매달 모양을 바꾼다

근태 리포트의 사번 표기가 달마다 달랐다. 2026-05엔 소수점이 붙은 1.0, 06엔 정수 1, 07엔 선행 0을 채운 문자열 '001'. 식대 내역은 계속 소수점 형식이었다.

원본끼리 비교하면 '001' != 1이 되어 사번 조인이 전부 실패한다. 그런데 조인이 실패해도 에러는 나지 않는다. 이름 매핑, 중도입사자 편입, 재량근로 판정이 한꺼번에 무력화된 채 그럴듯한 리포트가 나온다.

→ 숫자 사번은 소수점·선행 0을 제거하고, 영문 접두 사번은 원형을 유지하는 표준화 함수를 조인 이전 단일 지점에 배치.

② 판정 실패가 “0원”으로 위장한다

가장 위험한 실패는 에러가 아니라 차감액 0원이었다.

근태 시스템에 기록이 아예 없는 인원 → 제외일을 셀 수 없음 → 차감 0 → 정상처럼 보임
충전 사유 형식이 바뀌어 “풀충전”으로 인식되지 않음 → 검증 대상에서 빠짐 → 차감 0

실제로 2026-06에 두 번째가 발생했다. 충전 사유 표기가 근무일 N일 계열에서 21일 - 2일 = 19일 x 12,000원 형식으로 바뀌었고, 판별 정규식이 이를 놓쳐 다수가 부분충전으로 오분류됐다.

→ 두 겹으로 막았다. (a) 근태기록 없는 인원은 차감 0으로 조용히 통과시키지 않고 별도확인대상으로 승격. (b) 풀충전 비율이 50% 아래로 떨어지면 “충전 사유 형식이 또 바뀌었을 가능성”을 명시적으로 경고. 조용한 0을 시끄럽게 만드는 장치다.

③ 정책이 도중에 바뀐다

2026-07에 석식·주말 식대가 개인카드 결제 후 청구로 전환됐다. 같은 달에 간주근로제가 재량근로시간제로 이름이 바뀌었고, 전환기에는 두 명칭이 데이터에 공존했다.

→ 정책 변경을 코드 수정이 아니라 플래그로 흡수했다(--card-only-dinner-weekend). 과거 월을 재검증할 때 그때의 규정으로 돌려야 하기 때문이다. 근무유형 판정은 두 명칭을 함께 매칭하도록 열어 뒀다.

④ 경계는 직원에게 유리한 쪽으로 정한다

오전에 끝나는 반차의 경우, 그날 실제 출근 시각을 함께 본다. 그런데 근태 시스템이 휴가 시간과 겹치는 근무를 허용하지 않아서, 11:59에 찍은 출근이 휴가 종료 시각인 12:00 정각으로 당겨져 기록된다.

즉 12:00 표기는 “11:59에 찍었다”와 “진짜 12:00에 찍었다”를 구분할 수 없다.

→ 12:00 정각은 지급 처리(직원에게 유리), 12:01 이후는 차감. 스냅은 시각을 앞으로 당기기만 하므로 12:01 이후 표기는 지각이 확정이다. 판정 불가능한 구간을 인정하고, 그 구간에서 누구 편을 들지를 명시적으로 정했다.

6. 기술적 의사결정

① 차감액이 아니라 “차감사유 문장”을 출력물로 삼았다 연차(종일) 2일, 연차(반차) | 3일×12,000-0=36,000 형식의 문장을 자동 생성한다. 차감은 당사자에게 설명할 수 있어야 집행 가능하다. 숫자만 있는 리포트는 결국 사람이 다시 근거를 찾아야 하므로, 자동화의 효과가 절반에서 끊긴다.

② 예외 처리 내역을 “차감하지 않은 이유”로 따로 남겼다 검증의 산출물은 보통 걸린 것만 담는다. 여기서는 외근이지만 점심시간에 사무실 근무 기록이 있어 지급한 건, 시프트 근무자라 부분휴가를 지급한 건 등 차감하지 않기로 한 판단을 별도 시트로 남긴다. 나중에 “왜 이 사람은 안 걸렸나”를 물었을 때 답할 수 있어야 한다.

③ 이중 차감을 막기 위해 전월 집행분을 복원한다 전월 검증 결과가 당월 데이터에 식대 차감으로 반영되어 잔액을 낮춘다. 그 상태로 다시 검증하면 같은 사유로 두 번 차감된다. 전월 차감분을 되돌린 잔액을 기준으로 판정하되, 당월 내 상쇄성 차감(차감 ↔ 재지급)은 순효과가 0이므로 복원 대상에서 제외했다.

④ 월말 소멸·퇴사 정산 행을 잔액 기준에서 뺐다 월말이면 잔액이 0으로 소멸하고, 퇴사자는 초기화 행이 들어온다. 마지막 행을 그대로 잔액으로 쓰면 전원이 0원이 되어 검증이 무의미해진다. 소멸·초기화 직전 잔액을 기준으로 삼는다.

⑤ 퇴사 예정자를 성급히 제외하지 않는다 근태 리포트에는 다음 달 퇴사 예정자의 퇴사일이 미리 기입되어 온다. 이를 그대로 제외하면 정상 재직한 달의 사용 내역이 통째로 미검증으로 빠진다. 퇴사일이 검증 월 말일 이후면 검증 대상으로 유지한다.

7. 숫자로 본 결과

항목	수치
연속 운영	5개월 (2026-03 ~ 07)
월 소요 시간	하루~이틀 → 수 분 (예외 확인 포함 30분 내외)
월평균 차감 대상	23명
리포트 산출물	월 8시트 · 판정 근거 전건 포함
검증 규칙	3종(중식·석식·주말) · 예외 규칙 8종 이상
판정 불가 건 처리	별도확인대상으로 분리 — 조용한 통과 0건

월별 차감 인원·금액 실적은 사내 수치이므로 이 문서에는 요약만 담았다. 외부 제출 시에는 이 항목을 빼거나 회사 확인을 받는 것을 권장한다.